Messbar besser werden
Die Digitalisierung der öffentlichen Hand ist kein Selbstzweck. Jede Investition muss messbar auf die Qualität und Effizienz des Verwaltungshandelns einzahlen. Mit dieser Haltung begleiten wir unsere Klient:innen bei ihren ambitionierten Vorhaben. Dabei legen wir Wert darauf, alle Beteiligten mitzunehmen, Bewährtes zu sichern und Neues behutsam, aber entschieden einzuführen.
Digitalisierung treibt Wertschöpfung
Nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch in den Kommunen haben die Folgen der Corona-Pandemie einen Digitalisierungsschub ausgelöst. Vielerorts werden die Budgets und das Tempo immens erhöht. Bei der Vielzahl an technischen Optionen darf jedoch nicht vergessen werden, dass im Zuge der Transformation die internen Vorgänge in den Ämtern optimiert werden müssen. Alle relevanten Prozesse sollten durchgehend und ohne Medienbrüche digitalisiert werden – vom Antrag über die Entscheidung bis hin zum Bescheid.
Unser Ziel ist es, dass die Kommunen mit ihren Kund:innen über adäquate Onlineschnittstellen kommunizieren und alle Vorgänge digital abwickeln können.
Mit unserem Digitalisierungsansatz sorgen wir dafür, dass den Mitarbeiter:innen in den Ämtern effektiv mehr Zeit für ihre Kund:innen zur Verfügung steht. Zudem leisten wir einen Beitrag, die Fachlichkeit der Entscheidungen zu sichern und sogar zu steigern. Das ist unser Verständnis eines Begriffs, den wir gerne der Betriebswirtschaft entlehnen und auf die Leistung von Kommunen und Verwaltungen übertragen: Wertschöpfung.
Miteinander vom Soll zum Plan
Wertschöpfung entsteht in Strukturen und Prozessen durch die Leistung der Mitarbeiter:innen und mithilfe von Technologie. Unser Fokus und unsere Kernkompetenz sind darauf ausgerichtet, das Zusammenspiel dieser vier Faktoren intelligent zu organisieren.
Als aufmerksame Lotsen steuern die con_sens-Teams die Ämter und Kommunen durch Digitalisierungsprozesse und -workshops. Zu Beginn steht zwar immer die Ist-Analyse der Ressourcen und Abläufe, der technischen Ausstattung und Schnittstellen. Für erfolgsentscheidend halten wir jedoch, im nächsten Schritt einen Wechsel der Perspektive vorzunehmen: Statt dem klassischen Dreisprung aus Analyse, Konzept und Umsetzung zu folgen, rücken wir den Soll-Zustand ins Zentrum.
Welche Ansprüche werden künftig an Qualität und Organisation, an Wirtschaftlichkeit und Wirksamkeit der Verwaltungsarbeit gestellt?
Welche Vorstellung, welche Vision des digitalisierten Amtes oder der digitalisierten Kommune gibt die gemeinsame Richtung vor?
Mit solchen Leitfragen, das lehrt die Erfahrung, lassen sich selbst skeptische Mitarbeiter:innen motivieren, als überzeugte Agenten des Wandels den Veränderungsprozess mitzutragen.
So wird Digitalisierung greifbar
4x4-Matrix der Digitalisierung
Digitalisierung ist weit mehr als Technik und erfordert insbesondere Veränderungen bei den Prozessen, beim Personal sowie in den Strukturen.Mit der con_sens 4 x 4-Matrix werden der Status quo und die Zukunftsfähigkeit in diesen vier Gestaltungsbereichen bewertet. Dazu geben verschiedene Akteure der Organisation ihre Einschätzung ab, inwiefern die aktuelle Situation passt und funktioniert, nachhaltig und gleichzeitig flexibel ist. Das Ergebnis sind 4 x 4 Indizes und damit eine quantifizierte Sicht auf die Digitalisierungsreife.
Funktionogramm
Das „Funktionogramm“ bietet eine tragfähige Perspektive auf die Rolle und die damit verbundenen Aufgaben einer Organisation. Ausschlaggebend sind hierbei die Anforderungen externer Akteure: Die Abnehmer respektive Kunden, die Partner der Leistungserstellung sowie die Beteiligten auf übergeordneter und unterstützender Ebene. Ergebnis ist eine prozessorientierte Übersicht der Aufgaben entlang der Wertschöpfungskette und an den Schnittstellen. Auf dieser Basis werden Aufbau- und Ablauforganisation neu ausgerichtet.
Digitalisierung in der Praxis
Um konkret zu werden: Mit dem Amt für Jugend, Soziales und Asyl der Hanse- und Universitätsstadt Rostock haben wir in nur zwei Workshops das Zielbild sowie die „Bauausführungsplanung“ für den Weg zum digitalen Amt erarbeitet. Dabei galt es, die funktionellen, die organisatorischen sowie die technologischen Handlungsfelder zu identifizieren und in ein stimmiges Gesamtkonzept zu überführen.
Mithilfe unserer 4x4-Matrix der Digitalisierung, dem Funktionogramm sowie dem Architekturmodell haben wir dafür gesorgt, dass jeder Schritt gut begründet, transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar erfolgte.
Außerdem half unser Workshopdesign, die Diskussion vorübergehend zu 'entfachlichen'. Denn nicht die rechtlichen Feinheiten der Verwaltungsaufgaben sind ausschlaggebend für die Digitalisierung, sondern einzig und allein In- und Output, Informations- und Datenflüsse, Schnittstellen und Entscheidungswege.
Pflichtenheft für die digitale Architektur
Auf dieser Grundlage haben wir ein Pflichtenheft für die digitale Architektur des Amtes geschrieben: Integriert sind IT-Basistechnologien als Fundament, adäquate Zugänge für Bürger:innen und (Sozial-)Partner:innen, ein interaktiver und barrierefreier Außenauftritt und – in Analogie zum „Smart Home“ – eine kluge interne Vernetzung.
con_sens kooperiert bei Digitalisierungsprojekten für die öffentliche Hand mit ausgesuchten Expert:innen für die IT-basierte Verwaltungsentwicklung, die unsere Sichtweise auf Digitalisierung ebenso teilen wie unsere Werte: konsequent kundenorientiert, interdisziplinär denkend und strategisch ausgerichtet, um die Digitalisierung als Treiber der Wertschöpfung nutzen zu können.